“ERP е цялостна рамка за организиране, дефиниране и стандартизиране на бизнес процесите, необходими за ефективното планиране и контрол на една организация, така че тази организация да използва своите вътрешни познания за да търси външни ползи.”

Тя е платформа, на която стоят много други подсистеми, които работят като едно цяло обслужвайки нуждите на клиента, обособени в 4 основни функционални модули :

• ⇒ CRM – Управление на връзки с клиенти
• ⇒ Финанси
• ⇒ Логистика
• ⇒ Производство

Всеки един от тези модули преминава през 4 основни стъпки – планиране, управление, контрол и отчетност.

II. Ползи и рискове от внедряване на ERP системи – Самият процес на внедряване включва реинженеринг на  фирмата, като реално самото внедряване на  ERP системата принуждава фирмата, да систематизира процесите; да подобри работата и контрола на отделните процеси.

1. Всичко това подобрява конкурентноспособноста й. Бизнеса започва да работи, като едно цяло. Няма вече отделни хора, които да изпълняват повече  а други нищо. Ако, единият не си изпълни работата, другият не би могъл да започне. Фирмата е вече по-организирана и способността й за промяна е значително по-бърза.

2. ERP системата подрежда бизнеса. Особено по-новите ERP системи, които залагат повече на управление на бизнес процесите в една фирма. Имайки по-добър контрол върху дейностите и хората; по -добра отчетност се подобрява организацията на  процесите и тяхната последователност. Това води до вземане на по-добри управленски решение, увеличавайки с това и  ефективността –  Тоест,  колко тя  постига за един  лев инвестиция.

3. ERP системата подобрява  сигурността  на данните (BI).

III. Рискове от внедряване 

Независимо, че ERP системите са големи проекти, които включват всякакви модули, понякога се оказва, че не могат да покрият цялата функционалност на фирмите. Затова трябва да се избира това ERP решение, което най-добре покрива средно нейните процеси. 

Друг проблем , е че често пъти процесът на внедряване става прекалено скъп, което налага допълнително прехвърляне на бюджети, сроковете се прехвърлят.

Понякога фирмата внедрител не е достатъчно подготвена да поеме толкова тежък проект и да го управлява.

IV. Кога е уместно да се внедри една ERP система?

Тъй, като най-големите фирми са внедрили, средните фирми вече са достигнали високи нива на наситеност на  ERP, целта на почти всички производители в света е да свалят нивото на тези ERP системи  до по-малки фирми. На практика традиционните ERP системи, са доста тежки и доста скъпи за внедряване и поради тази причина е почти абсурдно да се говори за внедряване на традиционно ERP решение,  в една микро фирма или в стартираща фирма.

Трудността не произлиза само от високата цена на продукта. Ако, вече съществува някакъв хаус във фирмата. Не се знае какви са процесите, каква е структурата на управление  или фирмата, е в сивият сектор, то внедряването е почти невъзможно.

Една производствена фирма от 2-3 човека се определя, като микро предприятие. Но, от гледна точка на ERP системата, такива фирми имат едно много голямо количество данни, които трябва да въведат и управляват.Тогава е малко по-трудно да се внедри ERP система. Не е невъзможно, но е по-трудно. В този смисъл за  някой сектори от икономиката има определен жизнен минимум.

В същото време за други фирми ( търговски фирми или фирми предлагащи различни видове услуги) може да се каже, че няма жизнен минимум. Тоест една фирма, която е само за услуги  може много лесно да внедри ERP система, дори и да е само от един човек, който си работи от вкъщи. 

V. Кое е най-доброто решение за Вас?

Най-доброто решение  ще бъде такова, което:

•  Прави значителни подобрения в бизнес процесите

•  Отговаря на основните и оперативните изисквания на компанията

•  Решава най-належащите предизвикателства пред бизнеса Ви

• Вписва се добре в техническата среда на фирмата

• Осигурява специфична за индустрията функционалност, необходима за постигане на високи бизнес резултати

VI. Процесът на внедряване включва  няколко етапа:

 •  Избор на софтуер, който е подходящ за специфичните бизнес нужди, индустрия и големина на предприятието 

• Избор на системен интегратор, който да извърши внедряването

• Внедряване, което включва и промени на бизнес процесите за оптимизиране на дейностите на компанията

• Пускане в експлоатация

• Подобряване и модернизиране с течение на времето

VII. Срок за внедряване – Продължителност от 6 до 24 месеца

Екип на внедрителя: 

• Проект- мениджър

• Консултанти

Екип на клиента

• Проект- мениджър

• Ключови потребители

Процедури: 

• Подобряване на производствения капацитет и развитие на специализирани услуги за МСП и ИКТ,  
•  Развитие на управленския капацитет и растеж на МСП”

от ОП Иновации и конкурентоспособност,  финансира безвъзмездното придобиване на ERP системи, CRM, Business Intelligence (BI) и приложения за управление на бизнес процесите в предприятията.